كيفية كتابة رسالة شخصية
إن كتابة الرسالة ليس بالأمر الصعب، ولكنه في نفس الوقت يتطلب بعض الخطوات التي يجب أن نتعلمها حتى تظهر بشكل مناسب أمام الشخص المرسل إليه تلك الرسالة، حيث تحتوي الرسالة على العديد من التفاصيل المهمة.
الرسالة ليست فقط المحتوى أو الموضوع المراد إرسال تلك الرسالة إليه، بل هناك أشياء أخرى كثيرة مثل المقدمة أو الخاتمة، وترتيب العناصر، وغيرها من الأمور المهمة التي يتجاهلها الكثير من الناس في الوقت الحالي .
العناصر التي يمكن أن تحتويها الرسالة
هناك بعض الأشياء المهمة التي يجب أن نعرفها حتى نتمكن من كتابة رسالة شخصية بشكل صحيح. وهذه الأشياء هي كافة النقاط أو الأجزاء التي يمكن أن يتكون منها ذلك الحرف، والتي يمكن تمثيلها في النقاط التالية:
اتصال
يجب أن تبدأ الرسالة بإضافة كافة الوسائل الممكنة التي يمكنك من خلالها التواصل مع الشخص الذي سيتلقى الرسالة، بالإضافة إلى إضافة عنوان أو مكان عمل.
تحيات
من أهم الأشياء التي يجب أن تبدأ بها الرسالة الشخصية هي كلمات التحية. وينبغي اختيار الكلمات الطيبة التي تترك أثراً إيجابياً في نفس الشخص الذي يقرأ الرسالة.
محتوى
هذا الجزء هو ما يسمى بجزء السرد، حيث يتم سرد كافة المعلومات أو الأشياء التي تتعلق بها الرسالة، أو الموضوع المهم، أو التفاصيل التي تريد إبلاغ الشخص الموجه إليها.
خاتمة
ومن المشاهد الجميلة التي يمكن أن تضيف رونقاً خاصاً للرسالة بعض الكلمات المعبرة والمناسبة التي يمكن بها اختتام الرسالة بعد سرد كافة التفاصيل.
إمضاء
بعد أن تعلمت كيفية كتابة رسالة شخصية، يجب أن تعلم أن توقيعك الذي يمكن إضافته في نهاية تلك الرسالة، يمكن أن يعبر عن شخصيتك أمام من يقرأ ما كتبته.
صياغة أجزاء الرسالة
البداية
بداية الرسالة من الأشياء المميزة التي يتم فيها كتابة التاريخ بشكل منظم. يجب عليك كتابة التاريخ بشكل مختصر، ويمكن كتابة الأرقام التي تشير إلى التاريخ في أعلى الجانب الأيسر من الورقة التي تكتب عليها رسالتك.
النقطة الثانية هي التحية التي تكتبها لمتلقي الرسالة والتي يجب عليك صياغتها بطريقة مثيرة للاهتمام، ويجب عليك الانتباه إلى مستوى العلاقة التي تربطك بالشخص الذي سيقرأ، وبناء على ذلك، اختر كلمات الثناء التي تفضلها.
من خطوات تعلم كيفية كتابة الرسالة الشخصية هي الفاصلة التي يهملها كثير من الناس. بعد الانتهاء من كتابة المقدمة أو التحية في الرسالة، اكتب الفاصلة في نهاية الخطاب للدلالة على السرد الذي ستكتبه في الفقرات التالية.
الموضوع
لا يجب أن تدخل في موضوع الرسالة مباشرة بل تترك الفقرة الصغيرة الأولى لتتضمن بعض العبارات التي تسأل فيها عن حال هذا الشخص أو عائلته أو عمله أو ما ينوي فعله في حياته القادمة .
يجب أن تتمتع العبارات الأولى للرسالة بقدر كبير من الرقي والأناقة حتى توفر شعوراً بالود والتواصل بينك وبين الشخص الذي يقرأ الرسالة ثم تنتقل إلى الفقرة الثانية.
الفقرة الثانية من الرسالة هي التي تحتوي على كافة التفاصيل، وهي التي يظهر فيها الغرض الأساسي من المراسلات بين الأشخاص، وهو معرفة الأخبار أو نقل التفاصيل أو غيرها من الأشياء التي يرغب الشخص في مشاركتها مع الآخرين .
خاتمة الحديث
بعد الانتهاء من سرد كافة الأشياء التي تريد مشاركتها مع المتلقي، تأتي الخاتمة، وهي من أهم الأشياء التي يجب أن نتعلمها في كيفية كتابة الرسالة الشخصية.
وفي جميع الأحوال، وبغض النظر عن موضوع الرسالة، يجب عليك إنهاء الرسالة بأطيب التمنيات للشخص الذي يستقبلها. كما يجب عليك الاهتمام بأن تكون هذه الفقرة قصيرة بعض الشيء حتى لا تكون فقرة ثالثة لموضوع الرسالة التي كتبتها.
حاول أن تترك أي نقاط صغيرة تود مشاركتها مع هذا الشخص وأضفها في نهاية الرسالة على شكل ملاحظة. وتعتبر هذه الخطوة من الأشياء المميزة التي يمكن أن تضيف الكثير من الإيجابية إلى الشعور بالرسالة.
يجب أن تكون أي عبارات ختامية يمكنك استخدامها متوافقة مع العلاقة العامة التي يمكن أن تربطك بالشخص الذي سيقرأ الرسالة. لا تختر العبارات الخاطئة أو تلك التي لا ينبغي عليك استخدامها.
نصائح هامة لكتابة رسالة شخصية
ولمعرفة كيفية كتابة رسالة شخصية هناك بعض الأمور المهمة التي يجب أن ننتبه إليها حتى لا نخطئ في كتابة تلك الرسالة ونفقد القيمة الأساسية لها، وهذه الأمور يمكننا توضيحها في النقاط التالية:
في البداية يجب أن نعرف ما يكفي عن الشخص الذي نريد أن نرسل الرسالة إليه، فكل شخص لديه الطريقة المناسبة التي يمكن أن نتحدث معه بها، وبالتالي فإن الاختيار الصحيح للطريقة التي نروي بها الرسالة هو تعتبر من الأشياء الأساسية والمهمة.
مراعاة المعيار في كل ما نضيفه إلى الرسالة الشخصية التي نحاول كتابتها، حتى لو كان ببعض العبارات البسيطة التي تضفي روح المرح أو الفكاهة، أو العبارات التي تدل على المديح، أو أشياء أخرى كثيرة .
لإتقان كيفية كتابة رسالة شخصية، يجب أن يتمتع الشخص بمستوى عالٍ من اللباقة في التحدث. يمكن للأسلوب الذي يمكن استخدامه في تلك العبارات التي تضيفها إلى الرسالة أن يشكل استجابة المرسل إليه بطريقة مهمة.
يجب أن تعرف الأشياء الأساسية التي تريد إضافتها إلى الرسالة الشخصية، أي المحتوى الأساسي الذي تريد التحدث عنه، ويجب أن يحصل هذا المحتوى على مساحة أكبر من أي فقرات أخرى يمكن تضمينها في تلك الرسالة حتى يتمكن تصبح الصورة كاملة واضحة للشخص.
انتبه إلى المفردات اللغوية التي يمكن استخدامها في جميع العبارات التي يمكنك كتابتها، وحاول قدر الإمكان الالتزام باللغة العربية الأساسية حتى لا تنقل أي معلومات خاطئة للشخص الذي ستتلقى الرسالة.
حافظ على الترتيب الصحيح لفقرات الرسالة، ويجب أن تولي الاهتمام الكافي لكل فقرة على حدة لتعطيها مكانها في الرسالة، بالإضافة إلى العبارات التي تعمل على استخدامها في أي من تلك الفقرات.
يجب ألا تستخدم أي عبارات لا يسمح لك باستخدامها مع الشخص الذي أرسلت إليه الرسالة أو أن العلاقة بينكما غير مسموح بها حالياً.
تعرفنا في هذا المقال على كيفية كتابة رسالة شخصية، والعناصر التي يمكن أن تحتوي عليها الرسالة، وصياغة أجزاء الرسالة، كما قدمنا نصائح مهمة لكتابة رسالة شخصية.